Kennen Sie das Gefühl, alle suchen, doch keiner findet die relevanten Informationen. Ganz zu schweigen von der Zeit und den Mühen, so kann eine fehlende Dokumentation speziell im Baugewerbe große Risiken mit sich ziehen! Eine effektive Baudokumentation kann der Schlüssel zum Erfolg sein!
Die Vorteile einer guten, durchgängigen und nachhaltigen Baudokumentation liegen auf der Hand! Man spart Zeit, Geld und Nerven und im Falle des Falles eines möglichen Rechtsstreits kann man auf durchgängige und gute Unterlagen zurückgreifen. Ungeachtet dessen, ob der Bauleiter im Haus ist oder gerade auf Urlaub ist. Ungeachtet dessen, ob der Lieferant noch existiert etc. Eine erfolgreiche Baudokumentation fängt da an, wenn die Informationen durchgängig und Personen-unabhängig für das Unternehmen zur Verfügung stehen.
Wichtig ist wiederum, dass die Dokumentation an sich leicht und effektiv stattfindet und somit von den Usern des Dokumentationssystems auch optimal genutzt und akzeptiert wird. Das Unternehmen hat nichts damit gewonnen, zwar die Informationen griffbereit zur Verfügung zu haben, jedoch einen enormen Zeitaufwand und Personenaufwand betreiben zu müssen, damit das Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Informationen gefüllt und gewartet wird (siehe Link Bauzeitung). Hier gibt es einfache Schritte zu beachten, welche wir in unserer Baudokumentation Software DocDigger einfließen lassen haben:
– Die Informationen dort holen, wo diese generiert werden. Das heißt E-Mail Programme, ERP Systeme, Kalkulationsprogramme etc. einfache, pragmatisch und sinnvoll anbinden, damit keine Daten doppelt gepflegt werden müssen und die Baudokumentationssoftware von den bestehenden Datenquellen profitiert.
– Bestehende Arbeitsabläufe nicht zwangsläufig ändern. Mit der Integration von bestehenden, lokalen Ablage Ordnerstrukturen, schafft es DocDigger diese Informationen rasch und effektiv in das DMS zu holen, dort stehen die Informationen dann bereit. Der User selber hat 1:1 die gleiche Ablage wie bisher, das steigert die Akzeptanz bei den Nutzern und vermindert deren Hemmschwelle das Baudokumentationssystem zu nutzen.
– Verwendung auf mobilen Endgeräten! Speziell auf der Baustelle selber ist es wichtig, dass man Daten und Informationen vor Ort aufnehmen kann, diese dann sofort in der Baudokumentationssoftware abspeichert. In Echtzeit unter anderem von mobilen Endgeräten wie Handys oder Pads, um die Arbeit der Mitarbeiter vor Ort auf der Baustelle zu erleichtern.
Natürlich werden im Zuge einer effektiven Baudokumentation auch Arbeitsschritte wie die Mängelbearbeitung und Überwachung genauso mit abgedeckt wie auch eine Projektplanung und Koordination.
http://www.bauforum.at/bauzeitung/baudokumentation-leicht-gemacht-52721
