Die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems – kurz DMS – ist meist geprägt durch die Informations- und Datenflut, welche in vielen Unternehmen vorherrscht. Jeder einzelne Mitarbeiter erzeugt täglich elektronische Daten, seien es Emails, Excel Kalkulationen, Rechnung aus dem ERP System, Buchungssätze, Angebote oder Bilder. Unternehmen haben damit verstärkt das Problem, der Datenflut nicht mehr Herr zu werden. Speziell wenn Mitarbeiter auf Urlaub sind oder das Unternehmen verlassen ist der Aufwand groß, wichtige Daten und Unterlagen zu finden.
Hier kann ein richtig implementiertes Dokumentenmanagement System gute Dienste leisten. Bewusst KANN, das DMS ist nur das technische Tool, essentiell ist die Akzeptanz und Datenpflege von Organisation und Mitarbeiter/innen. Nur mit definierten Abläufen und Vorgaben zur Dateneingabe bringt ein DMS den erhofften Mehrwert für das Unternehmen!
Nun ist es meist so, dass eine DMS Einführung dann erfolgt, wenn im Unternehmen schon 3-5 andere Applikationen in Verwendung sind und demzufolge Mitarbeiter/innen keine weitere Software „aufs Aug gedrückt“ bekommen wollen. Daher ist speziell im Zuge der Implementierung wichtig, den Mehraufwand für die Benutzer so gering wie möglich zu halten halten und mit „Quick Wins“ vorzuführen, welchen Nutzen das DMS für den Benutzer bietet und wieviel Zeit und Nerven eingespart werden können.
Wie halte ich den Mehraufwand für die User im Zuge der DMS Einführung minimal?
- in dem sich das DMS an die Gewohnheiten und Abläufe der User richtet. So ermöglicht jedes gutes DMS eine Integration mit der bestehenden und oft verbreiteten Windows Explorer Datenstruktur. Das heißt Benutzer können – wie gewohnt – Daten in ihren lokalen Ordnern ablegen und müssen ihr Ablageverhalten nicht ändern. So wird das Unternehmensziel der zentralen Datenverwaltung durch das DMS sicher gestellt.
- in dem sich das DMS mit den bestehenden Software Applikationen leicht integrieren lässt. Wenn Fakturen in einer Fremdsoftware erstellt werden, dann ist es für die Benutzer nicht praktikabel diese Daten abzuspeichern und wieder separat in das DMS einpflegen zu müssen. Bei Erstellung der Faktura oder des Lieferscheins, sollten diese Dokumente automatisch ins DMS wandern und so beschlagwortet werden (z.B. Rechnungsnummer, Kundennummer, Kundenname, Rechnungspositionstext, Datum etc.). Dies ermöglicht neben der volltextindizierten Suche effizientere Möglichkeiten Dokumente zu finden und weiter zu verarbeiten.
- in dem sich das DMS leicht und elegant an die bestehende Email- und Kollaborationslösung integrieren lässt. Eine Vielzahl der Informationen werden über Emails generiert und übermittelt. Das DMS sollte sowohl eine manuelle Integration (mittels Drag&Drop), als auch eine automatisierte Integration ermöglichen, letztere sollte mit einer Intelligenz ausgestattet sein, damit die abgelegten Emails und Anhänge wieder die richtigen Schlagworte für die Suche zur Verfügung stellen.
Die Erfolgsfaktoren DMS Einführung ist ein Zusammenspiel zwischen den agierenden Benutzern und der Technik!
Generelle Informationen und Inhalte sind unter unten stehenden Links zu finden, natürlich helfen wir Ihnen auch gerne weiter, als Spezialisten für das Thema Dokumentenmanagement steht das Team von Cibex Ihnen gerne zur Verfügung!
